Emploi Personnel administratif

À Montréal

Entreprise : Confidentiel
Statut : Poste disponible
Quart de travail : Jour
Catégorie : Administration
Lieu de travail : Montréal

Description de l'entreprise

Le Manoir Gouin est une résidence pour aînés semi-autonomes accueillant une centaine de résidents autonomes et semi-autonomes dans une ambiance conviviale et familiale.

Sommaire du poste

Sous la supervision de l’adjointe administrative, la secrétaire réceptionniste a pour principale fonction le soutien administratif. Elle est également responsable de l’accueil de la résidence.

Tâches:

  • Recevoir des paiements et faire des reçus
  • Tenir à jour diverses bases de données
  • Collaborer à la facturation
  • Classer des documents
  • Rédiger, traduire, mettre en page et mettre à jour des documents
  • Collaborer à la rédaction du journal de la résidence
  • Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services et organismes
  • Commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire
  • Préparer les réquisitions reçues pour le personnel de la maintenance
  • Recevoir les appels téléphoniques, identifier les besoins ou diriger les appels à la personne concernée, noter et transmettre les messages
  • Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de la directrice et de l’adjointe
  • Procéder à l’accueil des clients et des visiteurs et les diriger selon leurs besoins
  • S’assurer que les visiteurs et les résidents remplissent le registre des signatures
  • Assurer le service à la clientèle
  • Recueillir les plaintes des résidents, faire suivre par réquisitions au supérieur du département concerné et en aviser la direction
  • Collaborer avec les différents départements de la résidence afin de faciliter la tâche de tous

Exigences et compétences recherchées

  • Connaissance des besoins des personnes âgées
  • Collaboration et travail d’équipe
  • Orientation service à la clientèle
  • Polyvalence et autonomie
  • Sens de l’organisation
  • Maîtrise de la suite Office et du logiciel Hopem
  • Maîtrise du français et de l’anglais
  • Capacité de travailler sous pression

Instructions supplémentaires

Poste permanent
37.5 heures/semaines
du lundi au vendredi de 8h00 à 16h00

Inscrire le no de l’offre SR201703 lors de l’envoie de votre CV et y joindre une référence

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