Sommaire du poste

HORAIRE :

Lundi à vendredi
De 9h à 16h
FONCTION :

Responsable de recevoir et d’acheminer les appels téléphoniques, d'accueillir les résidants et les visiteurs et de fournir des renseignements généraux, selon les informations à sa disposition, afin de répondre aux besoins des interlocuteurs.

DESCRIPTION DES TÂCHES :

Reçoit et achemine, en se servant des réseaux téléphoniques, les appels courants provenant de l'interne et de l'externe afin d'assurer la communication demandée.
Enregistre les messages, les achemine ou rejoint, selon les instructions, les personnes demandées afin d'assurer la communication ou de remettre les messages; avise les personnes concernées lors d'absence du personnel et des résidants.
Obtient plus d'informations, lors d'appels ambigus, en questionnant l'interlocuteur afin de le référer à la bonne personne ou au bon service ou bien de fournir les bons renseignements.
Informe, selon des directives précises et après consultation d’annuaires ou de listes, les interlocuteurs, du numéro de téléphone, de télécopieur ou de téléphone cellulaire à composer afin que ceux-ci puissent entrer en communication avec la personne intéressée.
Tient à jour, selon les informations, les divers annuaires téléphoniques informatisés ou imprimés afin de fournir les bons numéros.
Accueille les personnes qui se présentent dans les bureaux, selon leur besoin, et les dirige vers les personnes ou les services appropriés.
Remplit les formulaires et les documents appropriés, rédige la correspondance et les rapports requis selon les informations afin d'assurer les suivis nécessaires.
Reçoit le courrier, en effectue la distribution et traite le courrier à envoyer à l’externe.
Effectue, au besoin, toutes ou en partie les tâches ressortissant à toute autre catégorie d’emplois égale ou inférieure.

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