Sommaire du poste

L’équipe s’agrandit. Un nouveau poste est créé.

Sous la supervision de la Directrice, la personne titulaire de ce poste adhère à la philosophie et aux objectifs généraux de PAX Habitat, en conformité avec sa mission. Elle assiste les professionnels et les gestionnaires dans l’exercice de leurs fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit un ensemble de tâches administratives selon des méthodes et des procédures établies.

Secrétariat :

• Assumer les tâches de secrétariat de l’équipe administrative
• Planifier et organiser les réunions de l’équipe administrative et des comités, notamment la mise en place de la salle
• Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus
• Participer à l’organisation de l’assemblée générale
• Rédiger, corriger et mettre en page diverses correspondances
• Standardiser et uniformiser les documents, formulaires, politiques, procédures, dépliants et guides nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation
• Apporter un soutien clérical aux résidents et au personnel pour les loisirs
• Participer aux projets de l’organisation nécessitant un soutien administratif
• Veiller au bon fonctionnement du photocopieur et du télécopieur
• Effectuer le classement et l’archivage pour l’équipe administrative
• Assurer le suivi de l’inventaire des fournitures de bureau et effectuer les commandes nécessaires dans le respect du budget établi

Administration :

• Effectuer la saisie de données, produire des rapports et maintenir à jour les systèmes de gestion administrative ainsi que les différentes bases de données
• Participer à l’ouverture des dossiers des résidents et des employés et assurer le suivi des documents requis
• Collaborer à la mise à jour de la certification
• Mettre à jour les documents administratifs et les statistiques
• Participer au renouvellement des baux
• Recevoir les demandes de réparation et d’entretien et les transmettre dans le système de gestion des réquisitions
• Préparer l’horaire de travail des contributeurs à la réception
• Préparer les cartes et les affiches d’anniversaire, de décès, de bienvenue et autres
• Maintenir à jour le registre des clés, des puces, des bracelets, des cartes Excelso et des autres dispositifs d’accès, et en assurer le suivi à l’arrivée et au départ

Accueil :

• Répondre aux demandes de renseignements
• Mettre à jour la liste d’attente et en assurer le suivi
• Recevoir et trier le courrier et les colis

Autres :

• Assurer la mise à jour de ses compétences
• Fournir une assistance en situation de crise ou d’urgence
• Assumer toute autre responsabilité à la demande de son supérieur immédiat dans le cadre général de ses fonctions
• Valeurs de l'organisation : Respect, Implication citoyenne, Bienveillance, Respect de la terre, Innovation, Diversité

Avantages :

• Congés payés
• Heures d’arrivée et de départ flexibles
• Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
• Stationnement sur place
• Tenue Décontractée

Formation :

• DEC (Obligatoire)

Expérience :

• Administration: 5 ans (Obligatoire)

Lieu du poste :

• En présentiel

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