Adjoint(e) administratif(ive)

Entreprise : Maison Gilles-Carle Boucherville
Adresse : 36, rue des Seigneurs, 2e étage, Boucherville (Québec, Canada)
Status : Poste disponible
Catégorie : Administration

Description de l'entreprise

Sommaire du poste

Située dans le magnifique quartier historique de Boucherville, la Maison Gilles-Carle Boucherville est un milieu de vie qui accueille des visiteurs-utilisateurs, dont les aidants prennent un répit pour quelques jours.

Notre équipe est composée d’intervenants professionnels : infirmières auxiliaires, préposés aux bénéficiaires, aides de service et éducateurs spécialisés possédant de l’expertise dans le domaine de la santé.

Nos visiteurs sont accompagnés au cours de leur séjour à la MGCB, par des personnes-ressources entièrement dédiées à leur bien-être. Nos journées se déroulent à un rythme similaire à celui connu à la maison et nous prenons le temps de nous intéresser à l’histoire de vie unique de chacun de nos visiteurs et visiteuses.

Votre rôle :

• Procéder aux inscriptions de la clientèle et gérer les listes d’attente, s’il y a lieu;
• Assurer la mise à jour hebdomadaire, périodique et annuelle du système de gestion informatisé;
• Effectuer les entrées de données dans les registres et systèmes appropriés;
• Diffuser la documentation nécessaire aux intervenants ainsi qu’aux partenaires internes et externes;
• Recevoir et traiter les diverses demandes de la clientèle et partenaires, par téléphone ou par courriel;
• Effectuer la collecte des documents nécessaires à la prise en charge de la clientèle et les acheminer aux intervenants;
• Maintenir à jour l’inventaire des documents nécessaires au fonctionnement du service et procéder aux commandes de matériel et autres;
• Prendre les notes à certaines rencontres de gestion ou du CA, rédiger des comptes-rendus, lettres ou mémos;
• Rédiger, développer et effectuer la mise en page de documents Word et Excel, et tenir à jour les tableaux de bord;
• Accueillir la clientèle et les visiteurs;
• Procéder au classement physique et informatique des documents;
• Exécuter toutes autres tâches à la demande de la Direction.

Profil recherché :

• Détenir un diplôme en secrétariat ou une équivalence et un minimum de cinq ans d’expérience
• Capacité de créer des tableaux dynamiques Excel
• Excellentes habiletés de communication en français, autant à l’oral qu’à l’écrit
• Empathie, entregent et intérêt pour la clientèle vulnérable
• Courtoisie, patience, discernement et discrétion
• Grande autonomie et débrouillardise
• Sens de l’observation et de l’organisation
• Sens des responsabilités et capacité d’analyse
• Souci du détail

Avantages de travailler à notre Maison :

• Milieu de vie comme à la maison, qui respecte le rythme de nos visiteurs;
• Protocole sanitaire rigoureux, spécialement face à la Covid;
• Horaire de travail de 35 heures qui tient compte de la réalité des employés;
• Salaire et autres avantages sociaux compétitifs, assurances collectives et autres.

Type d'emploi :

• Temps Plein
• Permanent

Horaire :

• Du Lundi au Vendredi

Expérience :

• Administration: 1 an (Souhaité)

Télétravail :

• Non

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