Adjoint(e) administratif(ive)

Entreprise : Ressource intermédiaire Notre-Dame-de-la-Paix
Adresse : 3501, rue Ethel, Montréal (Québec, Canada)
Status : Poste disponible
Catégorie : Administration

Description de l'entreprise

Sommaire du poste

( Remplacement) d'un congé de maternité 1 an immédiat à mi octobre 2020

RESPONSABILITÉS

• Reçoit et filtre les appels, note les renseignements afin d’assurer le suivi ou de prendre des mesures selon les priorités.
• Prépare, selon les informations, l'ordre du jour des réunions; assure la logistique, réunit et assemble la documentation nécessaire; assiste aux réunions, rédige les comptes rendus et assure le suivi des dossiers.
• Assure le soutien administratif des dossiers d’employés selon les politiques d’entreprise et les lois en vigueur. Tient à jour et classe les dossiers d’employés, reçoit et valide les feuilles de temps et traite la paie.
• Reçoit le courrier, les rapports, les factures etc.; valide les données ou complète les informations afin d'en faciliter le traitement; achemine ces documents et en assure le suivi.
• Organise et tient à jour le système de classement et de conservation de données, de documentation, de, dossiers des résidents, etc. se rapportant aux activités et y apporte les modifications nécessaires, selon les normes, aux fins de référence, de recherche, de compilation ou de consultation.
• Commande, selon les instructions et les pratiques ou après autorisation, les demandes de service et d’acquisition de matériel et en assure le suivi.
• Prépare et effectue périodiquement, selon les instructions et le système établi, la listes des revenus et des heures de soins, la facturation, le paiement des factures, les dépôts, en assure un suivi et fait rapport et signale toute anomalie.
• Remplit les formulaires et les documents appropriés, rédige et signe la correspondance courante et soumet les projets de réponse de toute autre correspondance pour l’autorisation et la signature du gestionnaire afin d'assurer le suivi des dossiers.
• Administre et rend compte d'une petite caisse, effectue les vérifications nécessaires, selon les politiques pertinentes, afin de rembourser les dépenses autorisées du personnel et tient à jour les systèmes de contrôle conformément aux procédures établies.
• Effectue, au besoin, toutes ou en partie les tâches de toute autre catégorie d’emploi égale ou inférieure afin d’assurer la continuité des services.

QUALIFICATIONS REQUISES

Exigences :

• DEC en bureautique ou administration
• Au moins 3 ans d’expérience pertinente
• Bilinguisme parlé et écrit
• Maîtrise des outils MS Office

Compétences :

• Minutie, discrétion et rigueur
• Autonome et grand sens de l’organisation
• Sens des responsabilités et de l’initiative
• Orientation service client et grande capacité à travailler en équipe
• Capacité à faire face aux situations urgentes et imprévues
• Bon jugement et habileté à la résolution de problèmes
• Dynamisme et bonne résistance au stress

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