Emploi Réceptionniste

À Montréal

Entreprise : Ressource intermédiaire Notre-Dame-de-la-Paix
Statut : Poste disponible
Type : Temps plein
Quart de travail : Jour
Catégorie : Administration
Lieu de travail : Montréal

Description de l'entreprise

La Ressource intermédiaire Notre-Dame-de-la-Paix, en collaboration avec le CIUSSS du Sud-Ouest-Verdun peut accueillir 165 résidents, et se veut un milieu dont les aménagements intérieurs et extérieurs sont adaptés aux besoins spécifiques des personnes âgées et des personnes avec déficience intellectuelle et spectre de l'autisme (clientèle mixte), favorisant l'autonomie fonctionnelle et psychosociale. On privilégie également un environnement qui, bien que sécuritaire, recrée les caractéristiques d'un chez-soi, soit la convivialité, la tranquillité, la chaleur, le confort et l'intimité.


La maison l’étincelle, nous préservons la qualité de vie et l’autonomie de nos clients dans un contexte résidentiel. Pour ce faire, nous reconnaissons les besoins identitaires de chacun et nous préservons les racines de nos clients en collaboration avec les familles et le milieu. Nous prenons le temps requis pour accomplir des activités significatives avec les aînés, afin qu’ils soient heureux dans une atmosphère de paix où le bonheur est au centre de tout.

La Ressource privée NotreDame-De-La-Paix;

Se veut un milieu dont les aménagements intérieurs et extérieurs sont adaptés aux besoins spécifiques des personnes âgée et personnes en perte d'Autonomie 


 

Sommaire du poste

TITRE:

         Secrétaire  Réceptionniste ( DÉBUT DU POSTE LE 20 MAI POSTE PERMANENT)

FONCTION:

  • Responsable d’assurer un accueil de qualité aux résidents et à leurs visiteurs, tant à la réception qu’au téléphone.
  • Collabore avec les services pour coordonner la circulation de l’information.
  • Apporte un support administratif et la coordination des activités de la réception.

Exigences et compétences recherchées

  • Accueille toute personne qui se présente à la réception ou qui appelle selon les standards de qualité de service en place :
  • Reçoit et filtre les appels, note les renseignements afin d’assurer le suivi ou de prendre des mesures selon les priorités;
  • Accueille et dirige les résidents et visiteurs afin de les référer à la bonne personne ou au bon service; fait signer le registre. Enregistre les sorties et entrées des résidents, selon le système établi, afin d’assurer le suivi. Avise le service alimentaire de leur absence si nécessaire;
  • Contrôle les entrées et ne laisse pas circuler les personnes qui ne sont pas annoncées. Au besoin, contacte le résident ou le membre du personnel que le visiteur est venu rencontrer;
  • Tient à jour les divers annuaires téléphoniques.
  • Répond aux questions d’intérêt général des résidents (menus, calendrier d’activités, etc.).
  • Lorsque la situation le requiert, porte assistance à un résident ayant un besoin particulier et ponctuel (ex. : cas de chute ou de confusion). Signale immédiatement aux personnes responsables toute situation ou tout comportement inhabituel ou non sécuritaire concernant un résident.
  • Reçoit le courrier, y indique la date, et le distribue aux personnes concernées.
  • Prend livraison des colis en l’absence des résidents si ceux-ci l’ont demandé et tient à jour la liste des numéros de téléphone et de courriel du personnel.
  • Prépare et effectue périodiquement, la vérification et la codification de la facturation, les dépôts, en assure un suivi et fait rapport et signale toute anomalie.
  • Complète les formulaires et les documents appropriés (liste de résidents, etc.); rédige la correspondance et les rapports courants, achemine ces rapports à qui de droit et en assure le suivi.
  • Administre et rend compte d'une petite caisse, effectue les vérifications nécessaires, selon les politiques pertinentes, et tient à jour les systèmes de contrôle selon les procédures établies.
  • Programme les puces électroniques et les télécommandes de garage. S’assure que les équipements informatiques soient maintenus en bon état de fonctionnement, coordonne les appels de services et les réparations avec le fournisseur de service.
  • Prépare les commandes de papeterie et s’assure que tout est conforme lors de la réception du matériel.
  • Voit à l’organisation de l’espace de travail de la réception et au bon fonctionnement des équipements qui y sont installés et fait les appels de service au besoin.
  • S’investit activement à la création et au maintien d’un milieu de vie stimulant et dynamique pour les résidents.
  • Utilise des méthodes de travail sécuritaires et respecte en tout temps les consignes de sécurité sur les lieux de travail. Informe son supérieur de tout risque, incluant les comportements à risque, relatif à la sécurité au travail.
  • Remplit les formulaires et les documents appropriés; rédige la correspondance et les rapports courants requis selon les informations à sa disposition, afin d'assurer les suivis nécessaires.
  • Effectue, au besoin, toutes autres tâches connexes afin d’assurer la continuité des services.

Instructions supplémentaires

FORMATION ET EXPÉRIENCE REQUISE:

  • Dep en secrétariat une atout 
  • Un minimum de 1 an d’expérience dans un poste similaire

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES :

  • Excellente capacité de communication en français, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Bonne maîtrise de l’anglais
  • Bonne connaissance des logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook).

 

COMPÉTENCES PERSONNELLES :

  • Capacité de comprendre les besoins des clients et savoir y répondre à leur satisfaction
  • Bonne approche client
  • Capacité de travailler en équipe
  • Sens de l’organisation et rigueur
  • Bonnes compétences techniques
  • Competences en communication interpersonnelle
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