Emploi Réceptionniste

À Montréal

Entreprise : Manoir Claudette Barré
Statut : Possibilité d'emploi
Quarts de travail : Jour, Soir, Sur appel
Catégorie : Administration
Lieu de travail : Montréal

Description de l'entreprise

Le Manoir Claudette Barré est une résidence privée de 214 unités pour personnes ainées Nos résidents sont semi-autonomes et nous leur offrons  3 repas par jour  inclus au loyer en plus de certains autres services. Membre du RQRA , nous avons  comme défis d’être une entreprise des plus dynamique et avant-gardiste tant sur le plan des services aux résidents que sur la qualité de notre personnel. le Manoir est en mesure d’agir et d’effectuer des changements opérationnels rapidement et d' offrir ainsi au personnel des défis valorisants. La principale valeur du Manoir Claudette Barré est le respect des résidents et des employés.

Sommaire du poste

Le réceptionniste reçoit et achemine les appels téléphoniques, accueille les résidents et les visiteurs, fournit des renseignements généraux selon les informations à sa disposition et transmet les informations reçues aux services concernés. Il effectue une panoplie de tâches administratives, de gestion et de secrétariat.

  • Reçoit et achemine, en se servant des réseaux téléphoniques, les appels courants provenant de l'interne et de l'externe afin d'assurer la communication demandée;
  • Enregistre les messages, les achemine ou rejoint, selon les instructions, les personnes demandées afin d'assurer la communication ou de remettre les messages;
  • Avise les chefs d’unité de toute absence de personnel signalée à la réception;
  • Obtient plus d'informations, lors d'appels ambigus, en questionnant l'interlocuteur afin de le référer à la bonne personne ou au bon service ou de lui fournir les bons renseignements;
  • Accueille les personnes qui se présentent à la résidence et les dirige aux personnes ou aux endroits appropriés;
  • Informe, selon des directives précises et après consultation d’annuaires ou de listes, les interlocuteurs, du numéro de téléphone, de télécopieur ou de téléphone cellulaire à composer afin qu’ils puissent entrer en communication avec les personnes demandées;
  • Tient à jour, selon les informations, les divers annuaires téléphoniques informatisés ou imprimés afin de fournir les bons numéros : Listes des résidents, des hospitalisations, des suivis de baux à signer, liste d’entrée des nouveaux résidents, des fournisseurs et des intervenants externe;
  • Met à jour la liste des dates d’anniversaire, dans le but de souligner chacune d’entre elles; gère deux (2) mois à l’avance la liste d’anniversaires des centenaires et en avise la Direction;
  • Effectue la mise à jour en continu du dossier administratif des résidents et son archivage tout en préservant la confidentialité;
  • Effectue les opérations de caisse relatives aux repas des employés et des invités ainsi qu’au paiement des coiffures et autres factures. Assure la comptabilité de la caisse et effectue les dépôts;
  • Maintient, selon le système établi, le classement de la documentation relative à ses tâches;
  • Effectue la distribution du courrier et avise le personnel de tout courrier urgent ou confidentiel;
  • Effectue les envois postaux réguliers ou par messager en s’assurant du respect de la politique.
  • Rédige des lettres et des documents et effectue différentes tâches d'ordre clérical (classement, photocopies, ouverture de dossiers);
  • Élabore et monte divers tableaux, documents et formulaires à l'aide de différents logiciels;
  • Gère l’approvisionnement des fournitures de bureau et de la papeterie;
  • Effectue toute autre tâche connexe;
  • Maitrise des calculs de base

Exigences et compétences recherchées

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat (atout important);
  • Une année d’expérience dans des tâches similaires (un atout);
  • Maitrise des outils informatiques à un niveau intermédiaire (Word, Excel, Outlook);
  • Maîtrise du français parlé et écrit;
  • Esprit d’équipe;
  • Approche axée sur le service à la clientèle;
  • Souplesse interpersonnelle et courtoisie;
  • Autonomie;
  • Patience;
  • Habilité à travailler en mode multitâches

Instructions supplémentaires

Nous remercions toutes les personnes qui ont manifesté leur intérêt mais nous ne contacterons que celles répondant aux exigences du poste.

Postuler en ligne

Devenez bénévole

Contribuez au mieux-être
de votre communauté.

Conseiller, hébergement, résidence
Suivez les offres d'emploi