Emploi Adjoint(e) administrative-temps complet- Vanier

À Québec

Entreprise : Impulsio - Recrutement et formation en résidence (Québec)
Statut : Possibilité d'emploi
Quart de travail : Jour
Catégorie : Administration
Lieu de travail : Québec

Description de l'entreprise

Impulsio est une firme de recrutement, formation et placement nouvellement en opération depuis janvier 2016 à Montréal et depuis juin 2016 pour Québec et Lévis.

Elle se spécialise dans le recrutement et le placement permanent pour les résidences de personnes âgées de la grande région de Québec et la rive-sud de Québec (Lévis).

L'avantage d'Impulsio pour le candidat tout comme pour l'employeur est de faire en sorte que le candidat est formé en lien avec les exigences d'opération des résidences pour aînés ( RPA) ainsi que de le conscientiser à la réalité du secteur tout en permettant une stabilité d'emploi.

****PLUSIEURS OPPORTUNITÉS D'EMPLOIS PERMANENTES EN RÉSIDENCE À QUÉBEC***

Sommaire du poste

L’adjoint administratif est responsable d’assister le directeur général dans la coordination de ses activités et la gestion administrative de ses dossiers. Il s’assure d’offrir aux clients un service à la clientèle de qualité dans le sens de la mission de l’entreprise. Enfin, il effectue des tâches comptables en support au directeur général.

Le ou la candidate aura comme principales responsabilités d'effectuer les tâches suivantes dans le cadre de ce type d'emploi en résidence soit;

Compte à recevoir : pré liste de facturation, encaissement des loyer et autres dépôts
· Ajout et retrait de services
· Service au résident pour crédit impôt
· Démarche en lien avec les avis de départ
· Facturation aux résidents et suivi
• Collaborer avec le directeur général en assurant le suivi des dossiers qui lui sont confiés, par exemple en communiquant les décisions rendues ou en effectuant des rappels, recherches, collectes de données, etc…
• Voir à la planification et l’organisation de réunions, comités ou rencontres, notamment en convoquant les participants, rédigeant l’ordre du jour, préparant la documentation, aménageant la salle.
• Assister aux réunions, comités ou rencontres et prendre des notes.
• Rédiger et soumettre pour approbation les procès-verbaux et les comptes rendus, s’assurer de la circulation de l’information auprès des personnes concernées.
• Planifier l’agenda du directeur selon les directives, respecter les échéanciers et établir les priorités.
• Rédiger, corriger, mettre en page, traduire ou télécopier des lettres, notes de service, documents.
• Compiler des données sur Excel : mettre en page des graphiques et des tableaux.
• Participer à l’établissement de politiques et de procédures/méthodes de travail pour la résidence.
• Assurer le classement, la confidentialité et l’intégrité des documents.
• Effectuer différentes tâches cléricales telles que l’ouverture de dossiers et les photocopies


•COMPTABILITÉ
• Effectuer les différentes tâches inhérentes au crédit d’impôt :
o Renseigner le résident sur la procédure du crédit d’impôt;
o Faire le suivi de la réception des ordres de paiement;
o Calculer mensuellement les montants admissibles au crédit d’impôt et effectuer le suivi des paiements;
o Remplir et faire signer les ordres de paiement pour chaque résident.
• Centraliser l’ensemble des factures reçues à la résidence et remettre pour approbation par le directeur général.
• Procéder à l’entrée de données et effectuer les suivis pertinents à l’aide du logiciel Hopem :
o Ouverture et fermeture de dossiers;
o Inscription des modifications au bail;
o Perception des loyers;
o Facturation.
• Effectuer les différentes tâches inhérentes à la vente des « coupons-repas » (vendre des billets, remplir les feuilles de contrôle, balancer la caisse-repas, …).
• Gestion des achats de papeterie et des produits nettoyants :
o Assurer le respect des budgets alloués;
o Acheminer les commandes approuvées par le directeur général aux compagnies attitrées et faire le suivi.
• Gestion comptable – services alimentaires : en collaboration avec le chef cuisinier :
o Informatiser mensuellement l’inventaire de la cuisine et le faire approuver par le chef cuisinier avant de le faire parvenir au siège social;
o Faire la compilation du nombre de repas servis via la réception;
o Assurer que les données précédentes balancent avec celles obtenues via la cuisine.
• Assurer une bonne correspondance avec tous nos intervenants / collaborateurs tant à l’interne qu’à l’externe.
• Gestion de la salle de réception :
o Informer les résidents des options offertes, des coûts et de la disponibilité de la salle;
o Gestion financière.
• Relation avec les résidents :
o Conseiller / rassurer les résidents pour toute situation qui les concerne ou préoccupe;
o Gestion de la vente de cartes repas (prédéterminée) sur une base mensuelle;
o Ajouter / enlever des clients;
o Présentation du bilan au directeur général pour obtenir le nombre requis de cartes;
o Préparer et assurer qu’elles seront plastifiées;
o Enregistrement du bilan dans Hopem.
• Gestion financière :
o Perception des loyers;
o Réception des paiements;
o Gestion des comptes à recevoir / trop payé;
o Préparation des bordereaux de dépôt via Hopem et les reçus bancaires;
o Présentation des dépôts au directeur général pour vérification;
o Aller déposer le tout au comptoir bancaire;
o Remettre les reçus de dépôt au directeur;
o Perception de dépôts d’ordre général via le directeur;
• Préparer le tableau des anniversaires des résidents et remettre le tout au responsable du journal et à l’animateur.
• Fournir un support administratif lorsque requis aux membres du comité du journal.
• Donner un coup de main à la salle à manger lors d’événements spéciaux.

Exigences et compétences recherchées

  • • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou techniques de bureautique;
    • Detient de 3 à 5 ans d'expérience dans le domaine des résidences ou de l'immobilier.
    • maîtrise des logiciels: Word (publipostage), Excel, Outlook;
    • connaissance d’Hopem (un atout);
    • maîtrise du français oral et écrit, bonne connaissance de l’anglais;
    • capacité d’établir de bonnes relations interpersonnelles;
    • autonomie, discrétion;
    • souci du travail bien fait;
    • courtoisie, polyvalence;
    • esprit d’équipe;
    • esprit entrepreneurial, sens des responsabilités;
    • sens de l’organisation et gestion des priorités;
    • approche axée sur le service à la clientèle;
    • souplesse interpersonnelle, entregent;
    • capacité d’adaptation, tolérance au stress

Instructions supplémentaires

Poste à temps complet d'adjointe administrative de semaine.
Soutien au coordonnateur administratif pour la facturation, documents administratifs et autres besoins.

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